AUSSENDIENSTBESUCHE MANAGEN

Müssen Vertriebsarbeiter mehrere hundert Kunden regelmäßig besuchen, stehen sie Woche für Woche vor der Herausforderung, Kunden in ihrem Gebiet auszuwählen und effiziente Routen für die Folgewoche zu planen.

Bei der Tourenplanung gilt es, eine Vielzahl von Informationen, Kennzahlen und Kundenaktivitäten zu berücksichtigen. Zusätzlich müssen die zu besuchenden Kunden nach geographischer Lage sinnvoll in die Route eingeplant werden. In der Praxis erhält der Vertriebsmitarbeiter bei seiner Planung meist keine oder nur eine unzureichende systemische Unterstützung. Einen objektiven Überblick zu behalten, welche Kunden idealerweise besucht werden sollten, fällt aus diesem Grund nicht immer leicht. Die Qualität der Planung basiert somit in vielen Fällen auf den Erfahrungswerten und der Intuition der Vertriebsmitarbeiter.

DIE LÖSUNG

Im Regelfall liegen planungsrelevante Informationen sowie Protokolle der Kundenbesuche im Customer-Relationship-Management-System (CRM-System). Das Ziel der 4brands Reply Experten war es daher, eine Lösung zu entwickeln, die eine vollständige Integration der Daten in unterschiedliche CRM-Plattformen ermöglicht und sowohl Cloud-Systeme wie SAP Customer Experience als auch On-Premise-Systeme unterstützt. Die Integration der Lösung steigert die Effizienz und den Automatisierungsgrad der Tourenplanung. 

Um den Außendienstmitarbeiter bei seiner Wochenplanung bestmöglich zu unterstützen, können beliebige Informationen aus dem CRM ausgewertet werden und über ein flexibles Regelwerk in eine Besuchspriorität einfließen. Dadurch können dem Vertriebsmitarbeiter während der Planung die Kunden mit dem größten Besuchseffekt vorgeschlagen werden. Nach der Auswahl der zu besuchenden Kunden erstellt das System unter Berücksichtigung weiterer Restriktionen einen Wochenplan mit optimierten Routen.

Der Vertriebsmitarbeiter kann somit seine Kunden zum bestmöglichen Zeitpunkt besuchen und verbringt durch die Optimierung der Reiserouten nur wenig Zeit im Auto. In der Praxis konnte dadurch bereits eine erhebliche Reduzierung der gefahrenen Strecken sowie eine signifikante Erhöhung der Anzahl durchschnittlich besuchter Kunden erzielt werden.

IHRE VORTEILE

Durch die von uns entwickelten Lösung kann eine Effizienzsteigerung in Ihrem Unternehmen geschaffen werden.

• Vollständige Integration in verschiedene CRM Systeme
• Kürzere Planungs- und Fahrzeiten für den Außendienstmitarbeiter
• Fokus auf Kundenbesuche mit hoher Priorität mit Hilfe systemgestützter Vorschläge sowie vielfältigen Filtermöglichkeiten
• Flexibilität bei der Tourenplanung durch manuelle Eingriffe
• Ad-Hoc-Planungen durch Umkreis- und Korridorsuche
• Vollständige Nutzung der vom CRM-System gelieferten Informationen
• Geplante Besuche werden direkt im CRM gespeichert
• Flexible Nutzung durch Multiplattform-Konzept

MANAGE FIELD SERVICE VISITS

If sales representatives have to visit several hundred customers regularly, they are faced week after week with the challenge of selecting customers in their area and planning efficient routes for the following week.

When planning routes, they have to take a wide range of information, key figures, and customer activities into account. In addition, the customers to be visited must be planned into the route according to their geographical location. In practice, the sales employee usually receives little or no systemic support for his or her planning. 

For this reason, it is not always easy to maintain an objective overview of which customers should ideally be visited. In many cases, the quality of the planning is therefore based on the experience and intuition of the sales representatives.

THE SOLUTION

As a general practice, information relevant to planning as well as protocols of customer visits are stored in the Customer Relationship Management (CRM) system. The goal of the 4brands Reply experts was therefore to develop a solution that would enable full integration of the data into different CRM platforms and support both cloud systems such as SAP Customer Experience and on-premise systems. The integration of the solution increases the efficiency and automation level of tour planning.

In order to provide the best possible support for the sales employees in their weekly planning, any information from the CRM can be evaluated and incorporated into a visit priority list via a flexible set of rules. In this way, the customers with the greatest visit effect are suggested to the sales employee during planning. Once the customers to be visited have been selected, the system creates a weekly plan with optimized routes, taking further restrictions into account.

The sales employee can therefore visit his customers at the best possible time and spends little time in the car due to the optimized routes. In practice, this has already led to a considerable reduction in the number of routes traveled and a significant increase in the average number of customers visited.

YOUR ADVANTAGES

With the solution we have developed, an increase in efficiency can be created in your company.

• Complete integration into various CRM systems
• Shorter planning and travel times for the sales representatives
• Focus on high-priority customer visits with the help of system-supported suggestions and a wide range of filter options
• Flexibility in tour planning through manual intervention
• Ad-hoc planning through perimeter and corridor search
• Full use of the information provided by the CRM system
• Planned visits are stored directly in the CRM
• Flexible use through multi-platform concept