Optimierter Einkauf & Controlling
Optimized purchasing & controlling
Der Idealprozess beim Einkauf von Verbrauchsmaterialien
Das Einkaufsportal umfasst den Bestellprozess, inklusive der damit verbundenen Abwicklungsschritte wie die Übergabe der Bestellungen an Lieferanten oder Freigabe Workflows und Überprüfungen.
Durch die automatische Annahme, rechnerische Kontrolle und Übergabe der Rechnungen an Ihr Buchhaltungssystem (inklusive aller benötigten Konten- und Kostenstellenzuordnungen) wird der Bestellprozess für Ihre Mitarbeiter verbessert und die Prozesskosten werden gesenkt.
Bekommen sie zusätzlich elektronische Rechnungen von Ihren Lieferanten, können Sie die zusätzlichen Vorteile des Einkaufsportals nutzen– Die automatisierte Rechnungsprüfung!
Für die Ansprache und zügige Integration ihrer Lieferanten sorgt unser Onboarding Service. Sie müssen für die Anbindung Ihre Lieferanten nicht kontaktieren, das übernimmt unser Onboarding Team.
C-Teile-Management mit geringerem Beschaffungsaufwand
Sie haben den Einkauf in Ihr Kerngeschäft optimiert. Ist im Gegensatz dazu die Beschaffung von Verbrauchsmaterial auch gut aufgestellt?
Unser Einkaufsportal trägt dazu bei, dass Ihr Beschaffungsprozess für C-Teile zeitsparender und transparenter wird. Durch vordefinierte Regelwerke kann Ihr Einkauf besser gesteuert werden, ohne dass interne Rücksprachen mit der Buchhaltung aufkommen.
UNSERE EDI LÖSUNGEN
- Onboarding Ihrer Lieferanten
- Der Bestellprozess ist transparent und elektronisch
- Regelwerke können festgelegt werden
- Mehr Freiraum für strategische Aufgaben
- Prozesskosten und Fehlerquoten werden gesenkt
Ihre Vorteile auf einem Blick
Onboarding Ihrer Lieferanten- Wir sind das Bindeglied zu Ihrem Lieferanten-Netzwerk. Unser Onboarding Service Team vernetzt Sie mit Ihren Lieferanten und klärt alle technischen Voraussetzungen dafür. Bestehendes Lieferantensortiment und elektronischer Belegaustausch für die Auftrags-/ Rechnungsabwicklung sind nach der Integration sofort verfügbar.
Der Bestellprozess ist transparent und elektronisch- Mit dem Einkaufsportal können Ihre Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen oder Standorten mit Hilfe der OCI (Open Catalog Interface) Schnittstelle oder den elektronisch bereitgestellten Produktkatalogen direkt auf das vordefinierte Sortiment der Lieferanten zugreifen, um Bestellanforderungen zusammenzustellen.
Regelwerke können festgelegt werden- Je nach Kostenstelle können Sie Genehmiger festlegen. Erst nach automatischer Abfolge eventuell benötigter Freigabe-Workflows und Überprüfungen werden Bestellungen an Lieferanten übergeben.
Mehr Freiraum für strategische Aufgaben- Das Einkaufsportal befreit Ihre Mitarbeiter im Einkauf von lästigen Routineaufgaben. Sie können sich durch die elektronische Beschaffung den entscheidenden Aufgaben widmen, wie z. B. der Lieferantenauswahl und -bewertung oder dem Verhandeln von Angeboten und Rahmenverträgen.
Prozesskosten und Fehlerquoten werden gesenkt- Geht die Rechnung des Lieferanten ein, kann die Kostenstellenzuordnung anhand der Bestelldaten automatisch zugeordnet werden. Es gehen keine Rechnungsbelege mehr bei der Buchhaltung ein, aus denen nicht hervorgeht, wer der interne Besteller war. Die Buchhaltung kann zu jederzeit nachvollziehen, welche Kostenstelle die Kosten trägt und auf welches Buchungskonto die Bestellung zu verbuchen ist.
Funktionen des Einkaufportals im Überblick
Admin Cockpit für die Einkaufsmanager
- Rollenzuordnungen für die Steuerung von Bestell- und Genehmigungsabläufen
- Kategorien für Benutzerführung im Bestellvorgang definierbar
- Kontenzuordnungen für Warengruppen und Sortimentsbereiche
- Übernahme von Lieferanten Sortimenten
Steuerung und Zuordnung sowie Design
- Zuordnungen zu Nutzer- und Standortgruppen lassen sich steuern sowie Inhalte definieren
- Design der Benutzeroberflächen lässt sich individuell anpassen
- Optisches Erscheinungsbild und die Inhalte können in Abhängigkeit unterschiedlicher Markenwelten, Gruppen und Standorte unterschieden werden
- Zugangsdaten können neu vergeben werden
Standort und Benutzer Import
- Integration lokaler Systeme ist möglich
- Übernahme aus lokalen und führenden Systemen für Standort- und Mitarbeiter-Stammdaten
- Bei Bedarf sind Ergänzungen und zusätzliche Erweiterung im Portal möglich
- Alternativ sind Excel Importe und direkte Online Pflege möglich
- Import von Standorten und Personalstamm incl. Kostenstellen-Zuordnungen
Eigene Warengruppen & Navigation
- Eigene Warengruppen-Struktur lässt sich in Warengruppen-Bäume gestalten
- Zuordnung und Mapping bestehender Warengruppen für eine einfache Bedienung dortiger Sortimente
- Kontenzuordnung für die Buchhaltung, damit Einkäufe automatisiert verbucht
Aktionen und Hinweise verwalten
- Hinterlegen von Werbung, Hinweise, Neuigkeiten und Verfügbarkeiten von Artikeln sind möglich
The ideal process for purchasing consumables
The purchasing portal covers the ordering process, including the associated processing steps such as the transfer of orders to suppliers or approval workflows and checks.
The automatic acceptance, mathematical control and transfer of invoices to your accounting system (including all necessary account and cost center assignments) improves the ordering process for your employees and reduces process costs.
If you also receive electronic invoices from your suppliers, you can take advantage of the additional benefits of the purchasing portal - automated invoice verification!
Our onboarding service ensures that your suppliers are contacted and integrated quickly. You do not need to contact your suppliers for the connection, our onboarding team will take care of that.
C-parts management with lower procurement costs
You have optimized purchasing in your core business. In contrast, is the procurement of consumables also well positioned?
Our purchasing portal helps to make your procurement process for C-parts more time-saving and transparent. Predefined sets of rules mean that your purchasing can be better managed without the need for internal consultations with the accounting department.
OUR EDI SOLUTIONS
- Onboarding your suppliers
- The ordering process is transparent and electronic
- Rules and regulations can be defined
- More freedom for strategic tasks
- Process costs and error rates are reduced
Your advantages at a glance
Onboarding your suppliers - We are the link to your supplier network. Our onboarding service team connects you with your suppliers and clarifies all the technical requirements for this. The existing range of suppliers and electronic document exchange for order/invoice processing are available immediately after integration.
The ordering process is transparent and electronic - with the purchasing portal, your employees in different departments or locations can use the OCI (Open Catalog Interface) interface or the electronically provided product catalogs to directly access the suppliers' predefined range in order to compile purchase requisitions.
Sets of rules can be defined - you can define approvers depending on the cost center. Purchase orders are only transferred to suppliers after any required approval workflows and checks have been carried out automatically.
More freedom for strategic tasks- The purchasing portal frees your purchasing staff from tedious routine tasks. Thanks to electronic procurement, they can devote themselves to the crucial tasks, such as supplier selection and evaluation or the negotiation of offers and framework agreements.
Process costs and error rates are reduced - When the supplier's invoice is received, the cost center allocation can be assigned automatically based on the order data. The accounting department no longer receives invoice documents that do not show who the internal purchaser was. The accounting department can trace at any time which cost center bears the costs and to which posting account the order is to be posted.
Functions of the purchasing portal at a glance
Admin Cockpit for purchasing managers
- Role assignments for controlling order and approval processes
- Categories can be defined for user guidance in the ordering process
- Account assignments for product groups and assortment areas
- Transfer of supplier assortments
Control and assignment as well as design
- Assignments to user and location groups can be controlled and content defined
- The design of the user interfaces can be customized
- Visual appearance and content can be differentiated depending on different brand worlds, groups and locations
- Access data can be reassigned
Location and user import
- Integration of local systems is possible
- Transfer from local and leading systems for location and employee master data
- If required, additions and additional extensions are possible in the portal
- Alternatively, Excel imports and direct online maintenance are possible
- Import of locations and personnel master data incl. cost center assignments
Own product groups & navigation
- Own product group structure can be designed in product group trees
- Assignment and mapping of existing product groups for easy handling of product ranges there
- Account assignment for accounting, so that purchases can be booked automatically
Manage actions and notes
- Advertising, information, news and availability of articles can be stored
