Die 6 Must-haves einer modernen PIM-Lösung
The 6 must-haves of a modern PIM solution
Köln, 17. Juni 2021 Um große und komplexe Produktsortimente besser zu managen, führt kein Weg an einem Product Information Management (PIM) vorbei. Doch worauf müssen Sie achten? Die folgenden 6 Punkte sind die Must-haves einer modernen PIM-Lösung.
Dreh- und Angelpunkt: Produktinformationen
Was fließt durch die Venen Ihres Marketings, Shop- und Produktmanagements? Richtig, Informationen über Ihre Produkte. Und überall, wo Kunden mit Ihren Produkten und Ihrer Marke in Berührung kommen, erwarten sie hochwertige, ansprechende und vor allem korrekte Produktinformationen. Doch gerade in großen Unternehmen mit komplexen Sortimenten können immer schneller wachsende Datenmengen und zusätzliche Vertriebs- bzw. Marketingkanäle dazu führen, dass das Ganze aus dem Ruder läuft. Um die Kontrolle über Ihre Produktdaten zurückzugewinnen, sollten Sie auf eine PIM-Lösung setzen, die die folgenden Kriterien erfüllt:
1. Single Point of Truth
In den meisten Unternehmen werden Produktdaten und -informationen an unterschiedlichen Stellen gepflegt und liegen verstreut in Datensilos. Nicht jeder, der auf die Informationen zugreifen soll, weiß wo er sie findet, oder hat die entsprechenden Zugriffsrechte. Produktinformationen sind mehrfach vorhanden und es ist nicht klar, welche Daten die aktuellsten und gültigen sind. Professionelle PIM-Lösungen haben gemein, dass Produktinformationen an zentraler Stelle gesammelt, gepflegt und über Schnittstellen auf die entsprechenden Kanäle, Plattformen und Medien verteilt werden können. Ob Produktstammdaten, Spezifikationen oder Angaben, die nur für bestimmte Kanäle oder Filialen gültig sind – es darf immer nur einen originalen Produktdatensatz geben, der als Basis für die weitere Produktkommunikation dient.
2. Flexibles Datenmodell
Viele PIM-Anbieter schreiben sich Flexibilität auf die Fahne. Doch was bedeutet das konkret? Ein modernes PIM-System sollte sich Ihrem Sortiment anpassen. Nicht umgekehrt. Die Produktlogik mit allen Querverbindungen und Varianten muss präzise abgebildet werden können. Können Sie das Datenmodell frei erstellen? Lässt es sich einfach, z.B. über eine grafische Benutzeroberfläche zusammenstellen oder ist zusätzliches Coding notwendig? Lassen sich bei Bedarf auch Datenmodelle aus externen Systemen importieren? Sie sollten bei allen genannten Punkten einen gedanklichen Haken setzen können, um von einem wirklich flexiblen Datenmodell sprechen zu können.
3. Automatisches Qualitätsmanagement
Qualität ist ein Prozess – mit Hilfe von automatischen Qualitätsprüfungen sollte sichergestellt werden, dass nur Produktdaten veröffentlicht werden, die auch Ihren Ansprüchen genügen. So könnte z.B. gewährleistet werden, dass ein Redakteur einen Produktdatensatz zu einem E-Bike erst veröffentlichen kann, nachdem Informationen zur Reichweite ergänzt wurden. Die vorher festgelegten Regeln sollten individuell je Produktklasse (z.B. E-Bikes) oder Kanal (z.B. Online Shop) festgelegt werden können. So werden auch kanalspezifische Kriterien berücksichtigt und die durchgängige Qualität der Produktdaten sichergestellt.
4. Versionierung
Sagen wir, Sie möchten vergleichen, was sich bei der aktuellen Version eines Produktdatensatzes im Vergleich zum Vorjahr geändert hat und zusätzlich noch eine Produktversion für die anstehende Messe und den kommenden Weihnachts-Sale vorbereiten – dann kommen Sie am Wort „Versionierung“ nicht vorbei. Mit Hilfe von Versionierungen können Sie an mehreren Versionen arbeiten, ohne die aktuell gültige Version zu beeinflussen. Sie können Produktdaten ein Gültigkeitsdatum geben, sodass Produktdaten nur ab dem bzw. im gewünschten Zeitraum verfügbar sind und jede Version vor dem Ausspielen einen Freigabeprozess durchlaufen lassen. Dadurch können Versionswechsel einfach geplant und ausgerollt werden. Kein Nice-to-have, sondern absolut erforderlich.
5. Workflows und Rechtemanagement
Richtig eingesetzt führen Workflows zu Automatisierung und zur Eliminierung manueller Aufwände und potentieller Fehlerquellen. Professionelle Workflows setzen die Leitplanken für Datenqualität und Termintreue. Mit ihnen können Prozesse für die Datenpflege, für Freigaben sowie dem Import und Export von Datensätzen, definiert werden. Gerade in großen Unternehmen muss dem Produktdatenmanagement ein granulares Rechte- und Rollen-Konzept zu Grunde liegen. Sprich: es sollte in der Lage sein, die Zuständigkeiten, Teamstrukturen und Szenarien im Unternehmen flexibel abzubilden. Dazu sollten Aktionsrechte für Rollen festgelegt werden können, die wiederum den jeweiligen Benutzern und Gruppen zugeordnet werden können. Nur so kann sichergestellt werden, dass Nutzer nur Daten in ihrem Zuständigkeitsbereich bearbeiten können.
6. Omnichannel-Bereitstellung
PIM-Lösungen spielen ihre Stärke erst richtig aus, wenn es darum geht, die Produktinformationen in einer Vielzahl an Varianten, auf die unterschiedlichen Kanäle auszuspielen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Produktdaten über eine RESTful API dem jeweiligen Kanal bereitstellen können – und zwar genau nach dessen formalen Vorgaben. Die angebundenen Systeme sollten dabei automatisch über die Änderungen informiert und die kanalspezifischen Varianten synchronisiert werden. In Verbindung mit konfigurierbaren Ausgabe-Templates können die Produktinhalte genau nach Ihren Vorstellungen auf den gewünschten Omnichannel-Endpunkten dargestellt werden. Das Ergebnis: ansprechende Produkterlebnisse für Ihre Kunden.
Cologne, June 17, 2021 To better manage large and complex product ranges, there is no way around Product Information Management (PIM). But what do you have to pay attention to? The following 6 points are the must-haves of a modern PIM solution.
The linchpin: product information
What flows through the veins of your marketing, store and product management? That's right, information about your products. And wherever customers come into contact with your products and your brand, they expect high-quality, appealing and, above all, correct product information. But especially in large companies with complex assortments, ever-faster growing volumes of data and additional sales or marketing channels can cause the whole thing to get out of hand. To regain control over your product data, you should rely on a PIM solution that meets the following criteria:
1. single point of truth
In most companies, product data and information is maintained in different places and scattered in data silos. Not everyone who needs to access the information knows where to find it or has the appropriate access rights. Product information exists multiple times and it is not clear which data is the most current and valid. Professional PIM solutions have in common that product information can be collected at a central location, maintained and distributed to the appropriate channels, platforms and media via interfaces. Whether product master data, specifications, or information that is only valid for certain channels or stores - there must always be only one original product data set that serves as the basis for further product communication.
2. flexible data model
Many PIM providers claim to be flexible. But what does that mean in concrete terms? A modern PIM system should adapt to your product range. Not the other way around. It must be possible to precisely map the product logic with all cross-connections and variants. Can you freely create the data model? Can it be easily assembled, e.g. via a graphical user interface, or is additional coding necessary? Can data models be imported from external systems if required? You should be able to mentally tick off all of the above points in order to be able to speak of a truly flexible data model.
3. automatic quality management
Quality is a process - automatic quality checks should be used to ensure that only product data that meets your requirements is published. For example, it could be ensured that an editor can only publish a product data record for an e-bike after information on the range has been added. It should be possible to define the predefined rules individually per product class (e.g. e-bikes) or channel (e.g. online store). In this way, channel-specific criteria are also taken into account and the consistent quality of the product data is ensured.
4. versioning
Let's say you want to compare what has changed in the current version of a product record compared to the previous year and, in addition, prepare a product version for the upcoming trade show and the upcoming Christmas sale - then you can't get around the word "versioning". Versioning allows you to work on multiple versions without affecting the currently valid version. You can give product data a validity date, so that product data is only available from or in the desired time period, and run each version through an approval process before playing it out. This makes it easy to plan and roll out version changes. Not a nice-to-have, but absolutely necessary.
5. workflows and rights management
When used correctly, workflows lead to automation and the elimination of manual effort and potential sources of error. Professional workflows set the guidelines for data quality and adherence to deadlines. They can be used to define processes for data maintenance, approvals, and the import and export of data records. In large companies in particular, product data management must be based on a granular rights and roles concept. In other words, it should be able to flexibly map the responsibilities, team structures and scenarios in the company. To this end, it should be possible to define action rights for roles, which in turn can be assigned to the respective users and groups. This is the only way to ensure that users can only edit data in their area of responsibility.
6. omnichannel delivery
PIM solutions really come into their own when it comes to delivering product information in a wide range of variants to the various channels. Make sure that you can provide the product data to the respective channel via a RESTful API - and exactly according to its formal specifications. In the process, the connected systems should be automatically informed of the changes and the channel-specific variants synchronized. In conjunction with configurable output templates, the product content can be displayed exactly as you want it on the desired omnichannel endpoints. The result: engaging product experiences for your customers.
